了解AI系統如何成為企業轉型的核心，以及它如何幫助企業適應未來市場變化並保持領先地位。立即探索AI如何提升企業競爭力。
為什麼未來的每個企業都需要有屬於自己的 AI 系統？
在當今企業界，盲目堆疊 AI 工具卻沒有明確的系統，就像在沒有藍圖的狀態下蓋房子。許多公司因為缺乏完整的 AI 系統，導致流程糾結與效率低下。本文將分享一個經過驗證的框架，探討如何建立並持續優化 AI 系統，以保持彈性並適應技術變動。文中也會提到我如何利用 Claude、Perplexity 等 AI 工具，來記錄並自動化銷售流程，並帶你了解如何用這些工具打造漂亮的系統流程圖。
觀點轉換：打造高效 AI 系統
多年前在紐約的一場 Founder 會議上，我意外聽到了一項建議，徹底改變了我的事業思維。對方是一個連續創辦人，他在 5 年內同時經營了多家成功的軟體公司，我好奇他如何同時管理這麼多企業，他只回答一個字：「Traction」。後來我閱讀了這本書，才發現我原先的系統雖然存在，但過度複雜且互相干擾。一旦作出微調，就會導致其他環節崩潰。Traction 給我的最大啟示，就是將系統簡化到好維護而又有伸縮性。Ray Dalio 也曾提醒過，要能跳脫「機器裡的員工視角」，變成「機器的設計者與管理者」，這種外部視角至關重要，尤其在建立 AI 系統時更是如此。
七大核心系統：簡化而強大
依照 Traction 的觀察，大多數公司都圍繞七個核心系統運作：行銷、銷售、客戶維繫、會計，以及約三個與作業流程直接相關的營運系統。這些營運系統便是公司產品或服務的主要生產流程。想要打造 AI 系統時，先專注於這七大面向，通常就能涵蓋絕大部分需求。以下簡易表格說明這七大核心系統：
| 系統類型 | 功能重點 |
|---|---|
| 行銷系統 | 促進市場曝光、建立潛在客群 |
| 銷售系統 | 轉化潛在客戶、完成交易流程 |
| 客戶維繫系統 | 提高續約率、關係維護 |
| 會計系統 | 追蹤財務活動、管理收支 |
| 營運系統1 | 產出主要服務或產品 |
| 營運系統2 | 確保品質、監督交付流程 |
| 營運系統3 | 數據分析與流程優化 |
無論你的公司規模到哪個階段，先確立好「七大核心系統」就已經相當足夠。透過在 Perplexity 搜尋業界標準或向相關從業者請教，可迅速了解適合自己的一些作業框架，並開始為 AI 系統定出清楚的命名與範疇。
以簡馭繁：如何紀錄 AI 系統流程
在落實 AI 系統前，你得先為每個流程建立「藍圖」。一種有效的做法是把複雜的流程拆解成 3–7 個主要階段，每個階段再簡化成 2–5 條重點指令或描述。這種高度概括、集中要點的方式，不但可以協助團隊成員快速上手，也讓 AI 工具在自動化或優化時更容易執行。
有些人可能完全沒文件紀錄，有些人則將流程寫得太過詳細，導致每一次更新都造成各處故障。建議遵循 Traction 的建議，避免墜入資訊過載的陷阱。更棒的是，被大幅簡化的步驟檢核表，後續也能直接給 AI 工具讀取，降低溝通門檻。
整理與轉錄：運用 AI 工具提升效率
常用的方法是錄製語音備忘，接著將檔案上傳到 Notebook LM 或類似的文字轉錄工具，取得逐字稿。有了逐字稿後，你就能把它丟到 Claude，並請 AI 協助將其拆解成可實際執行的簡易步驟。
在我的案例中，我所使用的銷售流程，曾幫我帶來許多軟體客戶。做法包括：
- 先研究某個大型會議的參展名單
- 找出各家公司 CMO 的 LinkedIn 資料
- 量身定制信件，結合對方的興趣與我方的成功案例
- 在會場攤位上以個人化方式與 CMO 互動
透過 AI 系統把整個流程記錄下來，你既能保留成功經驗值，也能讓團隊快速複製這套作法。
AI 系統優化：精益求精
在完成基本紀錄後，正式進入「優化」階段。透過 Claude 或 Perplexity，請 AI 工具先針對既有文件進行「系統審視」，找出重複或耗時的部分，例如「是否重複蒐集同一份研究資料」、「是否過度客製化而拉長流程」，提供具體改進建議。
這步驟需要一些判斷力，因為 AI 在建議時也可能會忽略企業文化或市場脈絡。但透過持續地人機互動，可為你的 AI 系統精簡掉不必要的工作，真正加速與提升吞吐量。
AI 系統自動化：明確分階段處理
優化後，接著思考哪些階段可以被 AI 系統自動執行，或至少大幅減少人力參與。可先將工作分成幾個類型：
| AI 系統自動化類型 | 作法與範例 |
|---|---|
| 簡易提示自動化 | 使用固定的 Prompt 生成特定格式內容 |
| 複雜提示自動化 | 需要多層指令或範例輸出以保證內容一致性 |
| 串接多重提示或自訂 GPT | 針對多個步驟協同運作，例如爬取網頁＋整合資料等 |
| 進階整合型自動化 | 結合外部服務、API 或工具平台，建立更彈性的工作流程 |
建議先從簡單的一步驟自動化開始，確保流程可持續運作，再逐步擴大到複雜串接。很多人沒有範例輸出就開始做 AI 系統，結果在測試時無法判斷最終成品的標準。若事先保存一些範例數據或文字，遇到 AI 訓練或提示工程時，就能有的放矢。
以視覺化呈現 AI 系統流程
擬定完優化策略後，可以透過 Claude 或 Perplexity，將流程以 SVG 或其他圖像格式產出。有時候需要在 Illustrator 或 Figma 後製，但利用 AI 自動繪製基本框架，也能大幅節省人力。當你看到清晰的流程圖時，會更容易發現可能的改進點，或確認哪個階段適合導入更多 AI 系統功能。
迭代與維護：保持 AI 系統的彈性
隨著技術瞬息萬變，時常檢視與更新 AI 系統顯得至關重要。對於每個核心流程，可安排定期回顧，並利用 AI 工具進行診斷，檢查是否有新的解決方案或自動化手段。Bill Gates 曾說，若你在有效率的運營上導入自動化，效率會倍增；若你在無效率的運營上導入自動化，只會讓問題更嚴重。
因此，你不只要想著「怎麼做得更快」，也要想「這樣做有沒有意義」。可運用書單或系統思考遊戲，來提升自己的系統思維，並用 AI 系統確認各種創新點是否可以順利融入現有流程。
結語：以 AI 系統落實企業願景
建立 AI 系統並不是一夜之功，一步步確立七大核心流程，並對每個流程進行最小化的簡化與文件化，最後再進行優化與自動化，才能真正釋放基於 AI 的生產力。當你完成前述步驟後，你已經能用更宏觀的角度，運用 AI 系統來驅動銷售、行銷與運營。接下來，可進一步思考策略層面的問題，確保企業成長方向正確。
無論是個人、部門，還是整家公司的發展，「AI 系統」都能帶來突破式進步。願你能應用上述方法，讓你的組織持續成長、目標得以實現。祝你早日利用 AI 系統完成更大的夢想！
