Secret of Remote Working 101: 準備好打造遠端團隊？你需要一份管理指南
最近Tenten積極在實驗遠端工作的可能性，單看遠端工作的優點，員工無疑是最大的受益者，除了穿睡衣就可以上班、省去通勤時間、時間安排彈性之外，更可以隨意選擇自在的工作環境，對每一位員工來說都是一項福利。
然而，經過一段時間實驗下來，我們發現不是所有人都適合遠端工作，除此之外，當團隊沒有根據遠端工作調整工作流程時，更會因此造成反效果。因此我們深入檢討，發現無論是員工或管理階層，想要達成遠端工作的雙贏，必須特別留意三個關鍵要素：團隊、工具和 SOP（管理指南）才有可能實行：
關鍵要素一：團隊
遠端工作（Remote Working）的成敗，最關鍵的因素是團隊。因為不是每個人對待工作的態度都適合遠端工作的模式，也不是每個管理人都有能力管理遠端團隊。因此，建立一個能夠在遠端環境中工作的團隊至關重要，而這些人通常都有以下特質：
1. 選出有效率的夥伴
有效率的人 (通常也代表著自律/ 自我要求高的員工) ，組織遠端工作最重要的核心精神即是: 找出該人格特質的員工，那這樣的人在任何地方都有辦法完成任務。你不必一一吩咐他們必須完成哪些工作，你只需要設定目標，並在適當時機指導、確認進度即可。
2. 信任感
不管在團隊中扮演什麼角色，在團隊中建立信任感也是一個很重要的特質。而信任是由種種因素累積而成，讓別人能將大大小小的任務託付於你，不只關乎能力，更和工作態度緊密相關。
3. 信任他人
身為主管，當你無法信任遠在另一端的員工時，遠端工作勢必無法推行。如果你總是在擔心團隊成員正在做什麼，你將消耗太多精力關注在這些無謂瑣事上，而非團隊真正的目標任務。同樣道理，團隊中成員之間的彼此信任，更能提升工作效率。
4. 擅長寫作
在同一個辦公室的工作環境中，很多資訊都是透過面對面的交流。但在遠端工作的情況下，大量的溝通都必須仰賴文字。因此，好的寫作能力將省去大大小小的溝通成本。
5. 適應沒有社交的工作場所 (能適應獨立工作的夥伴)
一般來說，善於獨立工作的人也較容易適應遠端工作，他們不需要一個公開、固定的辦公室，也能獨立完成交辦事項。
調查顯示：27％ 的遠端工作者因為和團隊不在同一個屋簷下工作，與同事的關係質量遠低於內部同事。
關鍵要素二：軟體工具
Tenten大概是台灣用最多 SaaS 以及 Automation Bot 驅動工作流程的公司 我常在Tenten內部會議或是新進員工 Trainning 時會開這樣的玩笑: 但這的確是代表著我們一直信奉的核心精神 -> “Work Smarter, Not Harder”
軟體工具在遠端工作中扮演相當關鍵的角色，這些工具幫助我們更有效建立組織化工作流程，並保持所有人獲得的訊息一致。畢竟在同一個辦公室工作時，你可以隨時招集團隊、隨時開會。但在遠端團隊中，你需要使用適合的工具，才能確保每個人都能在身旁無人的情況下執行任務。
以下是目前Tenten每天都在使用的工具：
Internal (Common or Project management tools)
- Slack（透過自動化串接通知，大部分的情況下取代了 Email 的功能）
- Discourse（我們用他來取代 Evernote / Google Doc 幫助討論、分享想法）
- Trello（小型任務管理工具）
- Jira（大型專案管理工具）
- Github/ Gitlab
- Confluence/ Google Doc/ Evernote/ Hackpad/ (Dropbox paper)
- Zoom/ Skype/ Appear.in（會議溝通）
- Airtable
- Cloudapp
- Mindmap tool
- Discord
Marketing：
- SalesForce/ Hubspot
- Zapier
- Buffer/ Influment/ Buzzsumo
- Similarweb/ Alexa/ Appannie (分析工具)
- Tons of SEO and Traffic analysis tools (分析工具)
- Typeform/ SurveyCake
- Canva
HR & Office management
- Freshteam
- OKR tool
- Desktime
同場加映: Entertainment
- Spotify
- Netflix
- Hulu
- Plex
- Magzter: All Digital Magazines
- Kindle + Amazon Prime
- Twitch
Jira
過去隨著公司的規模調整，我們在不同規模的團隊階段會選擇不一樣的任務管理工具 – 從 BaseCamp (3人) -> Asana (10人) -> Trello (20人) -> Jira (20+人)。而 Jira 應該是目前最強大的軟體專案管理工具，但也因此它的學習曲線較長，但評估大型專案開發的複雜程度，以及未來公司規模的成長以及統一管理來看，早期就採用較完整的專案管理 (Jira) 與知識管理 (Confluence/ Discourse)。對於未來組織變得更大之後才開始導入的痛苦，從一個管理者的評估我覺得相當的值得於前期投資。
Confluence
我們主要使用 Confluence 製作文件記錄，包含正式、非正式文件，想和團隊分享的專案進度、開發細節，以及公司共享的資源都能在 Confluence 上找到，多年累積下來就像一個豐富的知識庫。
Zoom
當你需要與 10+ 人進行團隊討論，或分享螢幕畫面與客戶溝通開會時，Zoom 目前是我們首選工具！
關鍵要素三：SOP（建立遠端工作的管理指南）
簡單來說就是一套規範，讓團隊可以遵循的工作準則，為執行各種任務提供基本流程和方向，它可以幫助團隊順利地完成工作。基本上會包含以下：
- 將 Remote Working / Workflow / Company Policy 等記錄成文件（Tenten是使用 Gitbook）
- 建立一個標準的工作流程，讓大家都可以專心在更重要的事情上
- 每週 Happy Hour：關係往往建立於工作之外，而好的關係將讓合作更順利
- 每月一對一 Review：每個月主管必須針對員工做一次 OKR，檢視其 Motive
- 建立一個充滿責任感的團隊文化
- 鼓勵自由聊天：允許休閒聊天有助於連接團隊並防止倦怠，同時也也可能激勵創造力和協作默契。
- 打造未來的自動化工作環境：將你所有可能想到的自動化流程，都轉化為自動進行的工作（如 Slack bot / Marketing Automation）
- 團隊活動：透過員工旅遊或是內部教育訓練，還是要保有大家面對面的機會，一起完成某件事讓團隊的凝聚力更強
結論: Insight from a CEO
希望未來Tenten能夠真的做到像 Buffer 那樣，將辦公室按 Delete 鍵刪除了，這間公司從此之後就再也沒有辦公室了 ?
Tenten目前的辦公室是位於東區微風對面如 Cafe’ 且可容納 40 人團隊的空間，但我希望未來它的功能將不再只是一個 Office。而是如 Coworking Space 般的 Hub of hot desks.
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