打造遠端工作團隊的三大要素

準備好打造遠端團隊？以下是我們的分享

之前転転積極在實驗遠端工作的可能性，單看遠端工作的優點，員工無疑是最大的受益者，除了穿睡衣就可以上班、省去通勤時間、時間安排彈性之外，更可以隨意選擇自在的工作環境，對每一位員工來說都是一項福利。

然而，經過一段時間實驗下來，我們發現不是所有人都適合遠端工作。除此之外，當團隊沒有根據遠端工作調整工作流程時，更會因此造成反效果。因此我們深入檢討，發現無論是員工或管理階層，想要達成遠端工作的雙贏，必須特別留意三個關鍵要素：團隊、工具和管理指南才有可能實行：

關鍵要素一：團隊

遠端工作（Remote Working）的成敗，最關鍵的因素是團隊。因為不是每個人對待工作的態度都適合遠端工作的模式，也不是每個管理人都有能力管理遠端團隊。因此，建立一個能夠在遠端環境中工作的團隊至關重要，而一個能成功遠距工作的團隊需要有以下特質：

1. 有效率

有效率的人(通常也代表著自律/ 自我要求高的員工) ，這樣的人在任何地方都有辦法完成任務。你不必一一吩咐他們必須完成哪些工作，你只需要設定目標，並在適當時機指導、確認進度即可。

2. 建立信任感

不管在團隊中扮演什麼角色，在團隊中建立信任感也是一個很重要的特質。而信任是由種種因素累積而成，讓別人能將大大小小的任務託付於你，不只關乎能力，更和工作態度緊密相關。

3. 來自領導層的信任

身為主管，當你無法信任遠在另一端的員工時，遠端工作勢必無法推行。如果你總是在擔心團隊成員正在做什麼，你將消耗太多精力關注在這些無謂瑣事上，而非團隊真正的目標任務。同樣道理，團隊中成員之間的彼此信任，更能提升工作效率。

4. 寫作溝通

在同一個辦公室的工作環境中，很多資訊都是透過面對面的交流。但在遠端工作的情況下，大量的溝通都必須仰賴文字。因此，好的寫作能力將省去大大小小的溝通成本。

5. 能適應獨立工作的夥伴

一般來說，善於獨立工作的人也較容易適應遠端工作，他們不需要一個公開、固定的辦公室，也能獨立完成交辦事項。

關鍵要素二：軟體工具

“転転大概是台灣 Local Agency 用最多 SaaS 以及 Automation Bot 驅動工作流程的公司” 我在內部會議或是新進員工 Trainning 有時會開這樣的玩笑: 雖然不確定是否正確，但這代表著我們一直信奉 “Work Smarter, Not Harder” 的核心精神。

我們認知的 “Work Smarter, Not Harder” 下 : 組織採用的軟體工具就扮演著相當關鍵的角色，這些工具不僅讓我們能工作溝通更順暢，同時也幫助我們更有效建立組織化工作流程，並保持所有人獲得的訊息一致。畢竟在同一個辦公室工作時，你可以隨時招集團隊、隨時開會。但在遠端團隊中，你需要使用適合的工具，才能確保每個人都能在身旁無人的情況下執行任務。

以下是目前我們使用的工具：

Internal (common or project management tools)

Slack（透過自動化串接通知，大部分的情況下取代了 Email 的功能。）
Discourse（用來取代 Evernote / Google Doc 幫助討論、分享想法）
Trello（小型任務清單工具）
Jira（大型專案管理工具）
Github/ Gitlab
Confluence/ Google Doc/ Evernote/ Hackpad/ (Dropbox paper)
Zoom/ Skype/ Appear.in（會議溝通）
Airtable
Cloudapp
Mindmap tool
Discord
Notion

Marketing

Hubspot
Zapier
Buffer/ Influment/ Buzzsumo
Similarweb/ Alexa/ Appannie (分析工具)
Tons of SEO and Traffic analysis tools (分析工具)
Typeform/ SurveyCake
Canva

HR & office management

Freshteam
LinkedIn
OKR tool
Desktime

同場加映: Entertainment

Spotify
Netflix
Hulu
Plex
Magzter: All Digital Magazines
Kindle + Amazon Prime
Twitch

JIRA

過去隨著公司的規模調整，我們在不同規模的團隊階段會選擇不一樣的任務管理工具，例如：從 BaseCamp (3人) -> Asana (10人) 到現在的Jira。 Atlassian Jira 應該是目前公認最強大的軟體專案管理工具之一，但也因此它的學習曲線較長，所以會讓很多團隊不敢導入。但最後評估因為転転這幾年都只做大型的軟體開發專案、其中的管理複雜度，及未來公司規模的預期增長和管理的角度來看，我們即決定在團隊 10 人規模時就開始漸漸導入較完整的專案管理 (Jira) 與知識管理 (Confluence/ Discourse)。隨著團隊的擴大，從管理上評估我覺得當初的前期投資現在已經開始漸漸的 paid off — 我們已經無法沒有 Jira 了💆‍。