任務自動化：如何用 Notion 提高工作效率

一個行銷團隊花費數小時手動將數據輸入到一個新活動的電子表格中。一位銷售經理準備回覆的外部郵件。一位社交媒體經理每天都手動在正確時間點擊“發布”。現在每個人都可以使用 Notion 或其他的自動化軟體來執行這些日常任務。

你可能甚至沒意識到自動化可以在你的工作流程中為你節省多少時間 - 甚至可能比你自己完成代辦事項還要好。

以下是如何自動化任務，使您的日常生活更加輕鬆，並將您的注意力轉移到需要真正的創意和專注力的任務上。

什麼是任務自動化？

任務自動化是使用軟體完成您通常會手動執行的任務的過程，例如文檔生成、電子郵件創建和工單管理。這可以是要求AI 準備 Blog 草稿，或使用電子表格命令來篩選複雜數據並找到您需要的信息。任務自動化軟體比人類更快地完成這些事情，而且不會出錯。

如何提高您的工作流程的任務自動化

為核心職責和複雜的代辦事項節省精力 - 而不是冷漠的電子郵件和數據排序。

以下是任務自動化可以幫助您的七種方法：

節省時間 — 通過將某些任務卸載到任務自動化工具，減少您在某些任務上的時間。如果您正在寫一篇博客文章但不知道從哪裡開始，AI文本生成器可以在一分鐘內給您提供數十個想法，為您節省時間，為您奠定基礎。

提高生產力 — 通過消除低級或低優先級的任務，您可以將您的精力專注於對您的業務有益的更重要的工作，例如策略開發和項目計劃。

提高準確性 — 任務自動化減少了人為錯誤的風險。人不是完美的，手動數據輸入或其他重複性任務是小錯誤的溫床。自動化減少了在電子表格中的拼寫錯誤和不正確的數據輸入的風險。

節省金錢 — 雇用一個機器人通常比聘用新的（人類）員工和購買供應品便宜。通過自動化日常任務，您可以減少手工勞動、間接成本和材料的成本。

提高協作 — 自動化可以自動拉取新信息以幫助文檔保持最新。您可以使用自動化來收集會議記錄、儀表板和其他文檔，而不是手動更新wiki。因為每個人都在使用相同的實時信息，所以您的團隊將更有效地合作並產生更好的結果。

提高客戶滿意度 — 自動化的工單工具和分級軟體幫助您更快地回應客戶查詢。通過將這些低級任務委派給軟體，支援團隊可以專注於尋找解決方案，在給定的時間內幫助更多的人。您還可以根據客戶行為自動發送後續電子郵件或促銷活動。

支持可持續擴展 — 隨著您的業務增長，任務自動化保持工作流程的高效和生產力。您可以擴大業務，而不必太快聘用太多團隊成員，並承擔超出您能咀嚼的更多工作。"

如何自動化任務：逐步指南

採取系統化的方法進行自動化，以避免犧牲質量和效率。它應該是您謹慎使用的工具，而不僅僅是您清單上的另一件事。

以下是一個逐步指南，幫助您開始使用自動化並在更短的時間內完成代辦事項。

1. 列出所有的任務

首先創建一個全面的列表，列出您定期執行的所有任務。這可以包括從發送電子郵件到生成報告或管理社交媒體帳戶的任何事情。您可以使用一個簡單的電子表格或像Notion這樣的項目管理工具來記錄所有內容。

如果您在客戶支援部門工作，您的列表可能包括如回應客戶查詢、疑難排解和更新客戶記錄的任務。

2. 決定哪些任務進行自動化

決定您可以自動化的任務類型，以及哪些任務最好由您自己完成。如果您需要幫助整理重複的任務，嘗試使用自動化中心模板來組織並將自動化插入您的日常工作流程中。

Notion 自動化的例子包括：

電子郵件管理 — 管理過多的收件箱是有壓力且耗時的，尤其是對於收到大量來信的銷售和電子郵件營銷團隊。使用自動化軟件工具，您可以設置過濾器、存檔不相關的對話並發送自動回覆。例如，過濾器可以自動按發件人標記和排序來信，或使用預寫的回覆快速處理常見查詢。

項目管理 — 雖然項目管理的某些部分需要人的參與，但有些與自動化更匹配，如分配任務、生成項目進度報告和發送到期日提醒。通過從您的日常工作流程中刪除這些任務，您可以花更多時間進行頭腦風暴和管理團隊成員以保持所有人的動力。

社交媒體發布 — 如果您試圖與您的受眾互動，社交媒體是一個強大的工具。但是在多個平台上定期發布內容是耗時的。簡單的自動化解決方案可以讓您在不同的平台上安排和發布帖子，跟踪參與度指標，並回應評論和信息。您將節省時間並提高您的社交媒體內容的一致性和質量。

數據管理 — 數據輸入是繁瑣且容易出錯的，尤其是當您處理大量數據時。而不是花費數小時整理所有內容，您可以自動化數據驗證、輸入和處理任務，例如從電子郵件或文檔中提取數據並將其填充到電子表格或數據庫中。這提高了準確性，並減少了出錯或重複的風險。

文件創建和組織 — 自動化您每天使用的文檔的維護，例如合同、提案和報告。不同類型的自動化允許您簡化模板創建並自動格式化重要文檔。"

3. 選擇自動化工具

每個工具都提供不同的功能和整合，因此根據您希望優化的任務來找到最適合您的工具非常重要。雖然每種情況都不盡相同，但Notion AI可能是您正在尋找的。您可以將其整合到您的Notion工作區中。雖然有些工具只做一件事，但Notion AI可以自動化許多不同類型的任務，例如總結會議、將段落轉換為數據可視化和生成副本（僅舉幾例）。