高度文件化、低會議工作文化的好處

高度文件化、低會議工作文化的好處

在 Tenten,我們通過有意識的高文檔、低會議的工作文化來練習會議正念。考慮到我們是遠端工作優先的公司,這是一個具有文化影響力的決定。我們不會在辦公室路過,也不會一起吃午飯。 

如果你很少見到你的同事,那麼減少面對面的時間似乎有悖常理。但它對我們有用,原因有幾個。 

練習開效率會議的原則可以讓我們騰出時間去做其他更重要的事情。這並不是說所有的會議都是無用的——只是我們在 Tenten 舉行的會議是有原因的。 

我們不會安排會議來快速更新狀態或漫無目的、反复簽到。我們不舉辦 Zoom 歡樂時光或其他人為製造的社交場合。
我們確實召開會議來討論特別熱門的話題,並就需要高帶寬協作的項目簡潔地交流想法。 

我們的低會議文化讓我們有時間去做高價值的任務。我們的大量文檔文化是讓我們更有生產力、更透明、更周到、更可擴展和更高效的秘訣。

如果我們不如此勤奮和公開地記錄我們的思維過程、決策和項目,我們就不能減少會議。有時,這確實看起來工作量很大。但它帶來了紅利,你可以隨時寫作。

以下是我們在 Tenten 上親眼目睹的高文檔、低會議文化的五個不同的好處。但練習會議正念的無形的、最重要的好處是:你每天花更少的時間聽,更多的時間真正思考。 

目錄

會議日程很少,可以騰出大量時間專注於工作。

把事情做完

我們在 Tenten 的價值觀之一是自治。我們希望我們的員工感到他們有獨立和自由來決定自己的工作。 當人們覺得他們可以自己做出決定而無需等待四個官僚層級的批准時,他們就能更快地完成工作。 

我們的低會議文化對於為人們提供做出創新決策所需的空間和時間是不可或缺的。 從事創造性的、認知密集型的工作需要相當多的空閒時間。在 Tenten,我們將計劃協作的目標鎖定在每天的單一時間窗口:中午 12 點到下午 3 點。 

這樣,我們就可以讓我們的團隊有時間在工作日的剩餘時間裡專注於高價值的任務,而不會被打擾。 

更加自主的工作環境存在固有的風險:更大的自主權會帶來更大的混亂。 然而,為了提高整個組織的決策制定速度和多樣性,稍微混亂是一個合理的代價。雖然這為人們有時做出錯誤決定打開了大門,但錯誤是真正創新的重要組成部分。

此外,我們的大多數項目都是需要幫客戶設計出高質量的產品或網站,因此在決策上我們必須保持高度的彈性,即使某些任務沒有按預期成功,風險也很低。 

雖然我們有高度產出文件的文化,但我們也沒有太多的規範。因為我們鼓勵團隊快速行動,而不是讓層層行政工作和審批使創新思維陷入困境。允許這種高度自治意味著我們需要對我們的員工給予很大的信任。我們相信他們會明智地利用他們的時間,我們相信他們會做出正確的決定。 

但我們在招聘過程中非常謹慎地選擇能夠在這些條件下茁壯成長的人。  

創造一種人們可以自由地將大部分時間投入到認知密集型工作中的自主文化的切線好處是 Tenten 吸引了合適的人才。 

顯示高自主性、低流程、高文檔和低會議的條形圖。

想要將大部分時間用於思考和工作的人往往善於沉思和富有創造力。這進一步延續了自主性、意向性和思想多樣性的文化。 

做出深思熟慮的決定

意向性是我們的另一個核心價值觀:我們希望每個人在工作中做出的每一個有影響力的決定中都用心思考和關心。 

這在開會時尤其適用。安排會議是一項會影響多個人的工作流程的操作。一個人安排一天的方式會直接影響他們的生產力和產出。 

這不僅僅是關於會議,這本身就是對某人一天的 30 到 60 分鐘的打擾。這是關於浪費時間期待會議,人們覺得他們沒有時間投入到一個重要的項目中。 

這也是關於會議結束後大約 15 分鐘,此時人們正在重新定位他們的思維框架以解決他們在中斷之前關注的問題。

更不用說與召開會議和事後跟進相關的時間和成本支出了。所有這些都需要時間。時間是寶貴的、有限的資源。 

敦促人們有意識地安排會議是事情的一方面。另一方面是我們採用大量文檔方法的動力。 

對於每一個實質性輸出,第一步是創建一個文檔來解釋他們想要解決的問題、他們考慮的選項以及推薦方法背後的“原因”。 

我們製作這些文件時注重深度和質量。我們的設計簡報、技術簡報、戰略文檔、競爭研究和角色文檔包括完整的決策制定過程的詳盡、精心編寫的記錄。他們經常鏈接到 Slack 中的相關線程並將其合併。 

我們有意鼓勵人們創建文檔而不是製作幻燈片。幻燈片可以用裝飾性字體、流暢的格式和引人注目的圖像來掩蓋寫得不好的內容。 

在文檔中,內容就是您的全部。它迫使人們專注於盡可能清晰地傳達他們的想法。 

這種對思路清晰和語言精確的關注也使與供應商的合作變得更加容易和更具成本效益。供應商可以訪問我們在提案文檔中概述的深入規格和需求,因此他們可以給我們更準確的報價。 

供應商還可以更準確地識別和交付我們在解決方案中所需要的內容,因為他們擁有了解我們的痛點和目標所需的全部信息。 

最終,這使我們能夠與對我們最有意義的更高質量的供應商合作。他們以獨特而詳細的方式了解我們的思維方式和我們想要去的地方。

這種對細節和文檔的關注確實需要一些額外的時間和精力。但最終結果是更高質量的輸出和更好的結果。 

長期快速移動

與高會議、低文檔文化相關的時間和費用成本相同,我們的方法也有相關成本。 

我們花很多時間寫作。比大多數其他公司可能花費的時間要多得多。 

雖然這是一項相當大的承諾,但由此產生的所有重大決策、項目和整個組織的計劃的可搜索、可追溯的公共記錄使得它更容易上手和擴展。 

當有大量現有文檔概述了公司做出的每項重大決策背後的思考過程時,新隊友更容易快速掌握訣竅。 

而且由於所有這些文檔在默認情況下都是內部公開的,因此人們不需要在 Slack 上互相 ping 來尋求答案或訪問他們需要的內容的許可。他們可以看到有哪些信息可用,然後進行閱讀,從而進一步減少工作流程中斷並提高效率。 

當全面的文檔對所有人公開時,擴展計劃也會變得更簡單。

圖像左側有五個人物圖標,圖像右側有一個指向十個人的箭頭。 這象徵著將團隊從 5 人擴大到 10 人。

如果由幾個團隊成員發起的項目最終真正奏效,我們可以加入其他團隊和個人,並通過將他們指向正確的資源來讓他們快速跟上進度。

採用大量文檔的文化是一個預先投入時間以在長期內更快地行動的一致決定。 

從成功中學習

更容易擴展大量文檔文化的原因之一是團隊成員有充足的機會從彼此的成功經驗中學習。 

職業發展是了解公司做出的每個有影響力決策的“方式”和“原因”的副產品。

此外,由於所有文檔和簡報都要經過同行評審,任何創建輸出的人(閱讀:公司的每個人)都會從他們自己的建議和提案的演變中學習和成長。 

不過,我們確實有一條重要的評論規則:如果您有批評意見,請使其具有建設性。我們更喜歡人們提供建議或改進,而不是指出爭論中的缺陷並繼續前進。或者正如我們所說,不要成為一隻海鷗 — 一種在某物上到處拉屎然後飛走的生物 ‍ 讓
我們
自己的想法和建議接受同行評審可能會讓人望而生畏。與我們的文檔一樣,我們的反饋也是公開的。我們主要通過直接在概念和谷歌文檔中留下評論來提供反饋,有時在 Slack 線程中作為回复。當您撰寫結構化提案而不是在會議上提出臨時建議時,風險會更高一些。 

反饋的清單應該在右側:建設性的、一致的和公開的。 然後,在左側,列出了反饋不應該的事情:海鷗式的、嘲弄的和私密的。

但不適感通常是有用的。通過將自己推到舒適區之外一步,我們被邀請反思自己的決策過程,加強我們論點的優點,並為我們的想法提供堅實的理由。 

減少會議的隱性成本

最終,高文檔、低會議的工作方法為新創文化奠定了基礎。 

有時間和空間進入心流狀態是成為建設者的基礎。很難在短時間內進行編程、設計或編寫。很多人如果沒有 3 小時左右的時間來埋頭工作,就無法完成認知密集型任務。 

如此多的人在中斷中努力做有思想的工作的原因歸結為上下文切換。 

上下文切換是停止一個項目的工作,執行一項不相關的任務,然後恢復原始項目的工作的行為。 

不相關的任務可能是檢查電子郵件、追踪文件或跳轉到 Zoom 電話。這些中斷可能看起來很小,但它們加起來。 

卡內基梅隆大學人機交互實驗室的一項研究發現,當您嘗試同時執行兩項任務時,您在這兩項任務上的表現會降低大約 20%

工作質量的下降因上下文切換的時間開銷而變得更加複雜:在中斷後,普通人需要 23 分鐘才能重新集中註意力,無論中斷有多小。即使是 Slack ping 也會破壞生產力。

左側是文字“三十分鐘的會議實際上需要 68 分鐘”。 右側是一個日曆,顯示會議需要 30 分鐘,會議準備需要 15 分鐘,會議結束後重新專注於工作需要 23 分鐘。

當這些中斷主要由漫無目的的會議組成時,時間成本就會飆升。安排在一天中間的 30 分鐘會議可能會抑制工程師編寫乾淨代碼的能力或團隊成員編寫新計劃提案的能力。 

由於會議預期所浪費的時間以及會議結束後重新關注原始任務所花費的時間,這一成本進一步加劇。當會議缺乏議程時,效率成本很快就會變得很嚴重。 

定期會議也特別容易受到收益遞減的影響:它們的價值通常會隨著時間的推移而衰減,因為它們是默認安排的,即使沒有什麼值得討論的事項。 

結論

高文檔、低會議的工作文化還有許多其他無形的好處。那些覺得自己有自主權、獨立性和時間去做他們最關心的事情的人通常在工作中更快樂。快樂的人更有效率。 

雖然很難改變傳統的做事方式以支持新方法,但從高會議、低文檔文化轉變為從長遠來看可以為公司節省大量時間,並為創新打開大門思維。