第一次遠距工作就上手:4個遠距工作的建議

Morgana Chang
March 24, 2020

在亞洲,遠距工作的公司比較少見(我的觀察啦),當我向前公司老闆提到,我曾經有三到四年的時間都是遠距工作,他顯得十分不以為然,對遠距工作的好處存疑。

遠距工作在転転

目前,雖然在転転的工作型態主要不是遠距,我們仍然利用很多工具,來讓案子更有組織,並同時提高團隊合作的效率。

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転転,團隊之間或和客戶的即時溝通有SlackZoom;資訊管理有NotionConfluence,檔案資產管理有DropboxOneDrive;專案進度管理有ClickUpTrello。我們的行銷團隊利用Hubspot來管理客戶關係(btw,我們也是Hubspot認證的台灣地區的代理商),而設計團隊則是用Figma,開發團隊用Jira,這兩種即時的工具,對敏捷式開發有很大的幫助。

(如果對我們使用的工具有興趣,可以看看転転如何導入遠端工作流程?

所以無論疫情大小,我們也不會因此中斷業務。因為不管進不進公司,我們隨時隨地都能掌握工作進度,當然工作效率也不會有什麼改變。

如何有效率的遠距工作

我曾經是一個所謂的「Digital Nomad」,有人直譯為「數位遊牧民族」,意思就是「利用科技和網路,而不需要在固定場所上班或工作的人」。所以遠距工作的模式,對我來說並不陌生。

只要自律和時間管理,我相信其實你可以比進辦公室完成更多工作,同時也能更有效率的安排自己的私人時間。

建議1:建立routine

不要因為可以隨心所欲安排自己的時間,就讓自己真的想什麼時候做什麼、就什麼時候做什麼。

在我剛開始遠距工作的時候,我幾乎每天都睡到自然醒到下午才開始工作。但是到了一般朝九晚五的家人朋友們的下班時間,他們也不知道我到底還是不是在工作中,我就很容易因為其他家人在看電視、聊天,或是朋友傳訊息來而分心(這好像明明就是自己的問題),然後就要花更多時間重新進入狀態。不然就是會不小心工作太久,到了肚子餓到不行的時候也已經要半夜了,餐廳都關門了只能隨便吃點東西果腹。而且因為很晚起床所以又很晚睡,整個作息好像是另一個時區的人。

後來我開始規定自己每天早上就是八點半起床,運動一小時,吃早餐後開始工作。在我建立起一個routine後,漸漸發現我自己是在下午時段思考最能集中,就可以把比較需要思考的工作排到下午。如此一來,工作效率不但比以前好很多,身體也因為有時間運動和備餐而更健康了。

你也可以每天安排幾個小時是讓自己完全專注的。在我需要長時間專注的時候,我會直接告訴幾個業務上可能會需要聯絡我的同事,接下來也許三四個小時我會開啟勿擾模式,有事情需要我幫忙請在幾點之後再聯繫。而相較之下,在辦公室要有心無旁騖的三小時,卻是很難的。

從我的經驗來看,要保持高工作效率最好還是要有一個工作日的routine — — 幾點起床吃早餐,幾點開始工作,幾點休息吃點東西⋯⋯等等,除了可以有效分配和利用時間,也會讓自己有一個「工作模式」可以切換和進入,不會過度工作。

建議2:每天按優先順序,做完待辦事項

如果你和我一樣是個很金魚腦的人,我的建議是:每天列出要做的事項,然後照輕重緩急排好優先順序。如果怕遺漏,可以平時就找一個自己喜歡的待辦清單APP使用,想到什麼隨時加到清單裡。

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優先矩陣,圖片來自:https://appfluence.com/productivity/what-is-the-eisenhower-method/

每天讓自己開始從最需要被完成的事項開始做。我的習慣是,當我開始有點分心時,我就從清單裡找一些不花你十分鐘的小事做,這樣我整天下來工作的momentum就不太會被打斷。

建議3:不需要糾結在工作時數,而是專注在成果的品質

如果你是主管,你其實不需要盯著下屬是不是有一直在工作。先訂出明確的要求和目標(包括工作項目、範圍與期限),只要成果有做出來、業績目標有達到,實際上到底花費幾個小時也不重要不是嗎?

如果員工能力好,能早點完成工作然後去運動、去放鬆,身心更健康了,對公司長遠來說也不是件壞事。甚至這樣的模式會鼓勵員工想提高自己的能力,或是主動尋求更有效率的工作方式。有研究指出,遠距工作的員工,反而能提高公司的生產力

如果你是員工,工作效率很好,已經把該做的、能做的都完成了,也不需要覺得這時去散散步、甚至看看影集是在偷懶。或是如果你真的前一天晚上沒睡好,比起硬撐著做事,不如就好好地躺在床上睡個一小時,晚一點再完成應該完成的工作,也會讓工作產出品質更好。

事實上,像Hubspot這樣成功的公司,他們的員工享有彈性工時和無限天數的年假,而保有工作和生活的平衡,就是關鍵原因之一。

建議4:還是要出門走走(如果情況許可的話)

雖然現在外送服務很方便,我建議還是要自己出門去買食物,或是去買菜回來下廚,或是可以去一家遠一點的便利商店(防疫期間,當然是在情況許可並保持適當社交距離的情形下)。

反正每天至少出門個二十到三十分鐘,適時讓腦子休息,讓身體舒展一下,可以讓自己更專注。

也可以偶爾約同事們出來見面聚聚,因為遠距工作時和同事之間的相處不會像在辦公室工作的情況那麼多,如果可以大家見面吃吃飯、培養感情,對於工作上的默契也會有幫助。

在転転,Team building 也是維持工作效率很重要的一環

遠距工作真的沒有你想的那麼難

只要團隊之間有實用的協作工具,夥伴之間能建立起有效的溝通方式,我相信遠距工作不僅是事半功倍,也能讓員工保有能量,維持高效率和續航力。

除了這波抗疫的因素,相信在未來,遠距協作也會是一個必然的趨勢。套一句我常說的話:「現在不是2020年了嗎?!」請大家善用科技和數位工具,好嗎?最近由於新冠肺炎的影響,為了避免疫情繼續擴散,有很多公司開始採取讓員工遠距在家工作的政策,來降低感染發生的可能。在疫情未見平緩之前,相信遠距工作會開始成為一個新的趨勢。

在亞洲,遠距工作的公司比較少見(我的觀察啦),當我向前公司老闆提到,我曾經有三到四年的時間都是遠距工作,他顯得十分不以為然,對遠距工作的好處存疑。

遠距工作在転転

目前,雖然在転転的工作型態主要不是遠距,我們仍然利用很多工具,來讓案子更有組織,並同時提高團隊合作的效率。

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転転,團隊之間或和客戶的即時溝通有SlackZoom;資訊管理有NotionConfluence,檔案資產管理有DropboxOneDrive;專案進度管理有ClickUpTrello。我們的行銷團隊利用Hubspot來管理客戶關係(btw,我們也是Hubspot認證的台灣地區的代理商),而設計團隊則是用Figma,開發團隊用Jira,這兩種即時的工具,對敏捷式開發有很大的幫助。

(如果對我們使用的工具有興趣,可以看看転転如何導入遠端工作流程?

所以無論疫情大小,我們也不會因此中斷業務。因為不管進不進公司,我們隨時隨地都能掌握工作進度,當然工作效率也不會有什麼改變。

如何有效率的遠距工作

我曾經是一個所謂的「Digital Nomad」,有人直譯為「數位遊牧民族」,意思就是「利用科技和網路,而不需要在固定場所上班或工作的人」。所以遠距工作的模式,對我來說並不陌生。

只要自律和時間管理,我相信其實你可以比進辦公室完成更多工作,同時也能更有效率的安排自己的私人時間。

建議1:建立routine

不要因為可以隨心所欲安排自己的時間,就讓自己真的想什麼時候做什麼、就什麼時候做什麼。

在我剛開始遠距工作的時候,我幾乎每天都睡到自然醒到下午才開始工作。但是到了一般朝九晚五的家人朋友們的下班時間,他們也不知道我到底還是不是在工作中,我就很容易因為其他家人在看電視、聊天,或是朋友傳訊息來而分心(這好像明明就是自己的問題),然後就要花更多時間重新進入狀態。不然就是會不小心工作太久,到了肚子餓到不行的時候也已經要半夜了,餐廳都關門了只能隨便吃點東西果腹。而且因為很晚起床所以又很晚睡,整個作息好像是另一個時區的人。

後來我開始規定自己每天早上就是八點半起床,運動一小時,吃早餐後開始工作。在我建立起一個routine後,漸漸發現我自己是在下午時段思考最能集中,就可以把比較需要思考的工作排到下午。如此一來,工作效率不但比以前好很多,身體也因為有時間運動和備餐而更健康了。

你也可以每天安排幾個小時是讓自己完全專注的。在我需要長時間專注的時候,我會直接告訴幾個業務上可能會需要聯絡我的同事,接下來也許三四個小時我會開啟勿擾模式,有事情需要我幫忙請在幾點之後再聯繫。而相較之下,在辦公室要有心無旁騖的三小時,卻是很難的。

從我的經驗來看,要保持高工作效率最好還是要有一個工作日的routine — — 幾點起床吃早餐,幾點開始工作,幾點休息吃點東西⋯⋯等等,除了可以有效分配和利用時間,也會讓自己有一個「工作模式」可以切換和進入,不會過度工作。

建議2:每天按優先順序,做完待辦事項

如果你和我一樣是個很金魚腦的人,我的建議是:每天列出要做的事項,然後照輕重緩急排好優先順序。如果怕遺漏,可以平時就找一個自己喜歡的待辦清單APP使用,想到什麼隨時加到清單裡。

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優先矩陣,圖片來自:https://appfluence.com/productivity/what-is-the-eisenhower-method/

每天讓自己開始從最需要被完成的事項開始做。我的習慣是,當我開始有點分心時,我就從清單裡找一些不花你十分鐘的小事做,這樣我整天下來工作的momentum就不太會被打斷。

建議3:不需要糾結在工作時數,而是專注在成果的品質

如果你是主管,你其實不需要盯著下屬是不是有一直在工作。先訂出明確的要求和目標(包括工作項目、範圍與期限),只要成果有做出來、業績目標有達到,實際上到底花費幾個小時也不重要不是嗎?

如果員工能力好,能早點完成工作然後去運動、去放鬆,身心更健康了,對公司長遠來說也不是件壞事。甚至這樣的模式會鼓勵員工想提高自己的能力,或是主動尋求更有效率的工作方式。有研究指出,遠距工作的員工,反而能提高公司的生產力

如果你是員工,工作效率很好,已經把該做的、能做的都完成了,也不需要覺得這時去散散步、甚至看看影集是在偷懶。或是如果你真的前一天晚上沒睡好,比起硬撐著做事,不如就好好地躺在床上睡個一小時,晚一點再完成應該完成的工作,也會讓工作產出品質更好。

事實上,像Hubspot這樣成功的公司,他們的員工享有彈性工時和無限天數的年假,而保有工作和生活的平衡,就是關鍵原因之一。

建議4:還是要出門走走(如果情況許可的話)

雖然現在外送服務很方便,我建議還是要自己出門去買食物,或是去買菜回來下廚,或是可以去一家遠一點的便利商店(防疫期間,當然是在情況許可並保持適當社交距離的情形下)。

反正每天至少出門個二十到三十分鐘,適時讓腦子休息,讓身體舒展一下,可以讓自己更專注。

也可以偶爾約同事們出來見面聚聚,因為遠距工作時和同事之間的相處不會像在辦公室工作的情況那麼多,如果可以大家見面吃吃飯、培養感情,對於工作上的默契也會有幫助。

在転転,Team building 也是維持工作效率很重要的一環

遠距工作真的沒有你想的那麼難

只要團隊之間有實用的協作工具,夥伴之間能建立起有效的溝通方式,我相信遠距工作不僅是事半功倍,也能讓員工保有能量,維持高效率和續航力。

除了這波抗疫的因素,相信在未來,遠距協作也會是一個必然的趨勢。套一句我常說的話:「現在不是2020年了嗎?!」請大家善用科技和數位工具,好嗎?最近由於新冠肺炎的影響,為了避免疫情繼續擴散,有很多公司開始採取讓員工遠距在家工作的政策,來降低感染發生的可能。在疫情未見平緩之前,相信遠距工作會開始成為一個新的趨勢。

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