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転転如何導入遠端工作流程?

Secret of Remote Working 101: 準備好打造遠端團隊?你需要一份管理指南

最近転転積極在實驗遠端工作的可能性,單看遠端工作的優點,員工無疑是最大的受益者,除了穿睡衣就可以上班、省去通勤時間、時間安排彈性之外,更可以隨意選擇自在的工作環境,對每一位員工來說都是一項福利。

然而,經過一段時間實驗下來,我們發現不是所有人都適合遠端工作,除此之外,當團隊沒有根據遠端工作調整工作流程時,更會因此造成反效果。因此我們深入檢討,發現無論是員工或管理階層,想要達成遠端工作的雙贏,必須特別留意三個關鍵要素:團隊、工具和 SOP(管理指南)才有可能實行:

關鍵要素一:團隊

遠端工作(Remote Working)的成敗,最關鍵的因素是團隊。因為不是每個人對待工作的態度都適合遠端工作的模式,也不是每個管理人都有能力管理遠端團隊。因此,建立一個能夠在遠端環境中工作的團隊至關重要,而這些人通常都有以下特質:

1. 選出有效率的夥伴

有效率的人 (通常也代表著自律/ 自我要求高的員工) ,組織遠端工作最重要的核心精神即是: 找出該人格特質的員工,那這樣的人在任何地方都有辦法完成任務。你不必一一吩咐他們必須完成哪些工作,你只需要設定目標,並在適當時機指導、確認進度即可。

2. 信任感

不管在團隊中扮演什麼角色,在團隊中建立信任感也是一個很重要的特質。而信任是由種種因素累積而成,讓別人能將大大小小的任務託付於你,不只關乎能力,更和工作態度緊密相關。

3. 信任他人

身為主管,當你無法信任遠在另一端的員工時,遠端工作勢必無法推行。如果你總是在擔心團隊成員正在做什麼,你將消耗太多精力關注在這些無謂瑣事上,而非團隊真正的目標任務。同樣道理,團隊中成員之間的彼此信任,更能提升工作效率。

4. 擅長寫作

在同一個辦公室的工作環境中,很多資訊都是透過面對面的交流。但在遠端工作的情況下,大量的溝通都必須仰賴文字。因此,好的寫作能力將省去大大小小的溝通成本。

5. 適應沒有社交的工作場所 (能適應獨立工作的夥伴)

一般來說,善於獨立工作的人也較容易適應遠端工作,他們不需要一個公開、固定的辦公室,也能獨立完成交辦事項。

調查顯示:27% 的遠端工作者因為和團隊不在同一個屋簷下工作,與同事的關係質量遠低於內部同事。


關鍵要素二:軟體工具

転転大概是台灣用最多 SaaS 以及 Automation Bot 驅動工作流程的公司 我常在転転內部會議或是新進員工 Trainning 時會開這樣的玩笑: 但這的確是代表著我們一直信奉的核心精神 -> “Work Smarter, Not Harder”

軟體工具在遠端工作中扮演相當關鍵的角色,這些工具幫助我們更有效建立組織化工作流程,並保持所有人獲得的訊息一致。畢竟在同一個辦公室工作時,你可以隨時招集團隊、隨時開會。但在遠端團隊中,你需要使用適合的工具,才能確保每個人都能在身旁無人的情況下執行任務。

以下是目前転転每天都在使用的工具:

Internal (Common or Project management tools)

  • Slack(透過自動化串接通知,大部分的情況下取代了 Email 的功能)
  • Discourse(我們用他來取代 Evernote / Google Doc 幫助討論、分享想法)
  • Trello(小型任務管理工具)
  • Jira(大型專案管理工具)
  • Github/ Gitlab
  • Confluence/ Google Doc/ Evernote/ Hackpad/ (Dropbox paper)
  • Zoom/ Skype/ Appear.in(會議溝通)
  • Airtable
  • Cloudapp
  • Mindmap tool
  • Discord

Marketing:

  • SalesForce/ Hubspot
  • Zapier
  • Buffer/ Influment/ Buzzsumo
  • Similarweb/ Alexa/ Appannie (分析工具)
  • Tons of SEO and Traffic analysis tools (分析工具)
  • Typeform/ SurveyCake
  • Canva

HR & Office management

  • Freshteam
  • Linkedin
  • OKR tool
  • Desktime

同場加映: Entertainment

  • Spotify
  • Netflix
  • Hulu
  • Plex
  • Magzter: All Digital Magazines
  • Kindle + Amazon Prime
  • Twitch

Jira

過去隨著公司的規模調整,我們在不同規模的團隊階段會選擇不一樣的任務管理工具 – 從 BaseCamp (3人) -> Asana (10人) -> Trello (20人) -> Jira (20+人)。而 Jira 應該是目前最強大的軟體專案管理工具,但也因此它的學習曲線較長,但評估大型專案開發的複雜程度,以及未來公司規模的成長以及統一管理來看,早期就採用較完整的專案管理 (Jira) 與知識管理 (Confluence/ Discourse)。對於未來組織變得更大之後才開始導入的痛苦,從一個管理者的評估我覺得相當的值得於前期投資。

Confluence

我們主要使用 Confluence 製作文件記錄,包含正式、非正式文件,想和團隊分享的專案進度、開發細節,以及公司共享的資源都能在 Confluence 上找到,多年累積下來就像一個豐富的知識庫。

Zoom

當你需要與 10+ 人進行團隊討論,或分享螢幕畫面與客戶溝通開會時,Zoom 目前是我們首選工具!


關鍵要素三:SOP(建立遠端工作的管理指南)

簡單來說就是一套規範,讓團隊可以遵循的工作準則,為執行各種任務提供基本流程和方向,它可以幫助團隊順利地完成工作。基本上會包含以下:

  • 將 Remote Working / Workflow / Company Policy 等記錄成文件(転転是使用 Gitbook)
  • 建立一個標準的工作流程,讓大家都可以專心在更重要的事情上
  • 每週 Happy Hour:關係往往建立於工作之外,而好的關係將讓合作更順利
  • 每月一對一 Review:每個月主管必須針對員工做一次 OKR,檢視其 Motive
  • 建立一個充滿責任感的團隊文化
  • 鼓勵自由聊天:允許休閒聊天有助於連接團隊並防止倦怠,同時也也可能激勵創造力和協作默契。
  • 打造未來的自動化工作環境:將你所有可能想到的自動化流程,都轉化為自動進行的工作(如 Slack bot / Marketing Automation)
  • 團隊活動:透過員工旅遊或是內部教育訓練,還是要保有大家面對面的機會,一起完成某件事讓團隊的凝聚力更強

結論: Insight from a CEO

希望未來転転能夠真的做到像 Buffer 那樣,將辦公室按 Delete 鍵刪除了,這間公司從此之後就再也沒有辦公室了 😎

転転目前的辦公室是位於東區微風對面如 Cafe’ 且可容納 40 人團隊的空間,但我希望未來它的功能將不再只是一個 Office。而是如 Coworking Space 般的 Hub of hot desks.

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